メドテック・マネジメント事業部（以下、MDTM事業部）の渡辺です。2022年4月に新卒としてPCJに入社しました。MDTM事業部では、医療機器メーカー様のエンジニアリングチェーンに対するプロジェクトマネジメントや国際安全規格対応といった各種コンサルティング支援を実施しております。
去る4月、MDTM事業部では「医療機器開発の製造・設計」に関する展示会であるMedtec Japanに出展しました。本記事では、「新卒社員が外部向け展示会のタスク推進を担ってみた」と題し、なぜ私がMedtec Japanの推進役を担うことになったのか、出展準備における私の役割、成果、そして自らの成長について、順を追ってご説明いたします。
出展までの約半年間、私は出展準備に関する各種タスクおよび推進役として従事し、周りの人たちに助けられながらも与えられた役割を成功裏に果たすことができたと感じており、その苦労と喜びを少しでも感じてもらえたらと思っています。
なぜ私がMedtec Japanの推進役を担うことになったのか
私は、2022年6月にMDTM事業部へ配属となりました。配属直後のOJTで医療機器メーカー向け展示会のリサーチを担当することになり、その過程でMedtec Japanのことを知りました。これまで高校や大学の展示会に参加した経験はありましたが、医療機器の設計・製造に関する展示会は当然のことながら未経験でした。MDTM事業部への配属直後であったこともあり、どのような企業が医療分野に関わっているのか、各社がどのような製品やサービスを提供しているのか、まだ知らない分野の情報を得られるMedtec Japanに非常に興味を持ったのを覚えています。
それから約半年後の2022年12月、弊社もMedtec Japanへ出展することが決まりました。同時に、出展に向けた様々なタスクを推進するメンバーを募集する案内もありました。私は、以前からMedtec Japanに関心を抱いていたことと、展示会出展の準備を通じて自らがプロジェクト主導できるという魅力に惹かれ、タスク推進役に立候補いたしました。
出展準備における私の役割
私が実施したことは、大きく分けて下記の２点です。
- タスクの洗い出しと進捗管理
- 出展にあたり必要となるタスクの洗い出し、タスクに対するリソースアロケーション、実施状況の監視・コントロールを行いました。具体的には、他展示会出展経験者へのヒアリングを通じてタスクを洗い出した後、担当者と締め切りを設定し、週次定例会で実施状況の確認を進めていきました。
- Medtec Japan主催会社に対する各種申請業務
- 電源工事やブース内レイアウト、オプション備品要否等、出展にあたり必要となる申請は多岐にわたります（計15件）。社内外の関係者と協議しながら、一つずつ申請要否・申請内容を詰めていきました。
成果
関係者との緻密なコミュニケーションを心掛けた結果、大きなトラブルなく当日を迎えることができました。３日間の会期中、弊社ブースは大変盛況で、目標を上回る180名以上の方にご来場いただけました。私も説明要員としてブースに常駐し、弊社に関心をお持ちいただいた方に向けたサービス紹介に奔走しました。
自らの成長について
今回、展示会プロジェクトのタスク推進役を務めた経験を通して、私が成長したと考える能力は、主に2点あります。
1点目は、メールコミュニケーション能力です。これだけ多方面の立場の方とメールでやりとりする機会をプロジェクト内では経験しておりませんでした。プロジェクト開始時は、入社1年目の私が、社内の上層部の方や社外の方にこちらから依頼するシチュエーションに慣れておらず、丁寧すぎて回りくどい文章が散見されておりました。しかし、スムーズなプロジェクト推進のためには、依頼内容が明確に伝わる文章が望ましいことに気づき、簡潔に相手に返答する、簡潔に要望を伝えることを心掛けました。
2点目は、プロジェクト管理能力です。展示会本番から逆算して各タスクの最終期限を設定し、担当者に割り当てました。自分のタスクの場合は、期限に対する進捗度合いを把握することは容易ですが、他者のタスク状況を把握し、進捗状況を管理することの難しさを実感いたしました。具体的な施策としては、進捗が遅い場合は個別にリマインドする、別の方にタスクを巻き取っていただくなどを実施しました。
おわりに
弊社がMedtec Japanに出展した各サービスをご紹介いたします。詳細 は、それぞれのパンフレットからご覧ください。
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