パクテラ・コンサルティング・ジャパン株式会社（以下、パクテラ）の西本と栗原です。西本は中途２年目、栗原は新卒２年目で、ともにマネジメントコンサルティング事業部（以下、MC事業部）の案件に従事しています。MC事業部は、医療機器をはじめとするエンジニアリングチェーンに対するプロジェクトマネジメントや国際安全規格対応に強みを持っています。
2024年4月に、医療機器開発の製造・設計に関する展示会“Medtec Japan2024”に出展しました。本記事では、我々が展示会の準備段階から当日運営までを推進し、成功を収めた体験談を綴ります。
出展の目的
Medtec Japan 2024は、医療機器の設計・製造にかかわる業界のサプライヤーと国内外の医療機器メーカーの開発・研究関係者が一堂に会する展示会です。弊社は、医療機器開発におけるプロジェクトマネジメントや国際安全規格対応の支援実績を訴求し、弊社の認知度向上と新たなクライアントやパートナーのネットワーク拡大を目指しました。
我々は展示会推進メンバーとして、出展に向けたタスク管理や社内外の調整役も務めました。
新規施策の背景と目的
Medtec Japanには2023年から継続して出展しており、前任者のノウハウを活用しつつ、さらなる改善を図りました。今回の展示会では以下2つの新規施策を実施しました。
- 会期中の説明メンバーに対する展示サービスの事前説明会
- 来場者対応を記録するヒアリングシートの活用
これらの施策は昨年の課題を解消し、より多くの来場者との接点を増やすことを目的としています。
【新規施策１】展示サービスの事前説明会
施策の内容
1つ目の施策として、会期中の説明メンバーに対して展示サービスの説明会を実施しました。
会期中に展示サービスの内容を説明するメンバーを社内から募集しましたが、全員が展示サービスに精通しているわけではありませんでした。そのため、昨年は特定のメンバーに説明の負荷が集中し、来場者を待たせる場面もありました。
そこで、説明メンバー全員がサービスについて一定の知識を持つことを目指し、事前説明会を開催しました。説明会では、サービスの特徴や訴求ポイントを共有し、メンバー全員が円滑に説明できるように準備を進めました。
施策の効果
説明メンバー全員がサービスの概要を把握したことで、以下の効果が生まれました。
説明会実施の効果
- お客様との円滑なコミュニケーションが可能となった
- 説明への不安が払しょくできた
- 来場者への積極的な働きかけにつながった
- 私自身も説明会のおかげで自信を持って来場者と接点を持つことができました。
説明会を実施する上で我々が意識したことは、“目的”を忘れないことです。説明会の目的は、メンバーが来場者にサービスを説明できる状態にすることです。初回の説明会では概要説明のみで、実際の応対をイメージすることができませんでした。そこで、2回目以降の説明会では、特に訴えたいポイントやFAQを確認し、実際の対応に役立つ内容に改善しました。
【新規施策２】来場者対応を記録するヒアリングシートの活用
施策の内容
２つ目の施策は、ブースへの来場客とのやり取りを記録するヒアリングシートの導入です。昨年の出展の振り返りの中で、対応内容の記録と整理がスムーズに行われていないという反省点があげられました。
3日間にわたって開催されるMedtec Japanは例年多くの来場客を記録し、おかげさまで弊社のブースにも様々なニーズを抱えた来場客が訪れてくださいます。説明メンバーは、それぞれの来場客の来場目的や関心のあるサービスについてヒアリングを行い、来場客の疑問にお答えしたり弊社が提供できるサービスをご案内し、最後に名刺交換を行います。そして対応が終了次第、各自でヒアリング内容をメモします。
しかし、昨年は、このメモをするための用紙がないため名刺裏にメモ程度の記録をするしかできませんでした。ヒアリングした内容を十分に記録できないという問題がありました。また、記録する項目もほとんど定められておらず、後日アプローチするための情報整理をスムーズに行えないといった不便が生じました。そこで、今年は事前にA4のヒアリングシートを用意し、説明メンバーに記入してもらって名刺と一緒に管理することにしました。
ヒアリングシートは、事前に記録項目が定められており、該当しない内容は自由記述欄に記録できるようにしました。このヒアリングシートは、説明メンバーがヒアリング内容をメモする際に内容を整理する手助けになるだけでなく、来場客へのヒアリングのガイドライン的な役割も果たしています。そして、ある程度整理された情報をもとに、展示会後来場客へのアプローチ準備をスムーズに進めることができます。
施策の効果と課題
実際にヒアリングシートを使用した結果、上記の期待内容はおおむね達成することができ、さらに、展示会後の情報整理の際にも役立てられました。
ヒアリングシート導入の効果
- 記録内容にある程度統一が取れた
- 十分な量の情報を記載することができた
- 速やかにヒアリング内容の情報整理ができた
- 来場者の振り分けを行い、アプローチのための準備を行えた
一方で、今回のヒアリングシートの活用施策には、課題も残りました。それは、ヒアリングシートへの記入が説明メンバーへの負担となっている部分があったことです。今年は、説明メンバーにバインダーとヒアリングシートをセットで配り、各自に手書きで記入してもらいました。
来場客対応後しばらくヒアリングシートの記入に時間をかけて行ってくれるメンバーが多く、結果として次の来場客への声掛けをできないタイミングが発生してしまう場面もありました。また、手書きで書いてもらうことが、説明メンバーの記入と推進メンバーの情報整理の両方においてある程度の不便を生じさせていました。
この課題に関しては、予算や機材手配等の問題はありますが、例えばPC等の端末から入力してもらうなどの解決方法が考えられると思います。今後また出展することになった場合は検討したいと思っています。
新規施策についての推進メンバーとしての反省
今回、我々は新たに2つの施策を行いました。その目的は、当たり前ですが、今年の出展を昨年より少しでもよいものにし、出展の意義を大きくすることです。
また、出展は多くのメンバーの協力があってこそ成り立ちます。せっかく協力してもらうからには、できるだけスムーズに運営することが推進メンバーの役割です。我々は、この目的と役割を自覚し、出展準備と当日運営を推進しました。我々の施策は、ある程度の効果を発揮し、出展後メンバーに対して行った振り返りアンケートでも、運営や施策に対するポジティブなフィードバックをもらうことができました。
しかしながら、同時に、我々の準備や想定が足りていない部分も少なからずあり、それらに関する指摘や改善の提案もいただきました。これらの貴重な指摘を無駄にしないためにも、推進メンバー内での振り返りを行い、改善案の議論も行いました。来年以降も出展することになった場合は、これらの財産を活用し更なる改善につながればよいと思っています。
出展の総括
Medtec Japan 2024には、海外企業76社を含む454社の企業・団体が出展し、３日間で17,570人もの来場客数を記録しました。そして、パクテラのブースにも多くのお客様にお越しいただき、約400部のパンフレット・ノベルティセットはすべて配布し、260人もの方々に名刺を交換していただくことができました。今後も引き続き、今回得た貴重な機会を少しでも新規顧客・案件獲得に活かせるように努めていきます。
推進メンバーとしては、展示会への出展という初めての業務を行う中で多くの学びを得ることができました。過去の実績を振り返り、改善点を見つけ、新たな施策を行っていく。シンプルですが非常に重要なことを実践することができました。今回の経験を、展示会出展だけではなく普段の業務にも活かしていければと思っています。
最後に
最後までお読みいただきありがとうございます。最後にMedtec Japan2024で紹介した、パクテラのサービスについて紹介します。
パクテラのサービス紹介
医療機器開発の豊富な支援実績を持つスペシャリストとして、ソフトウェア・ハードウェア開発・国際規格対応・マネジメントの多方面から、貴社の医療機器開発を成功に導きます。
ハードウェア設計、治具開発の中で、簡単かつ工数のかかる業務などをオフショア化し、貴社の貴重な人材を重要な業務にシフト可能にします。
高度な画像認識技術を主体とする先端テクノロジーによって、あらゆるシステム・デバイスの操作を自動化します。
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